PORTARIA 14/2022
PROCEDIMENTOS PARA O CANAL DE ATENDIMENTO AO TITULAR DE DADOS PESSOAIS.
3° Ofício de Registro de Imóveis da Comarca de Salvador/BA
Portaria Nº 14/2022
Canal de Atendimento de Requerimento de Direitos do Titular de Dados Pessoais
Dispõe sobre as ações a serem adotadas pela serventia para atendimento do titular de dados pessoais e recepção do requerimento para viabilização dos direitos previstos nos arts. 18 a 22 da Lei nº 13.709/2018 (Lei Geral de Proteção de Dados Pessoais).
A Oficiala Dra. MARIVANDA SOUZA NEDER REZAK, titular do 3° Ofício de Registro de Imóveis da Comarca de Salvador - Bahia, no uso das suas atribuições legais e regimentais,
CONSIDERANDO a necessidade de observância dos fundamentos da Lei Geral de Proteção de Dados Pessoais, Lei nº 13.709/2018, mormente o respeito à privacidade e à autodeterminação informativa, com garantia do direito de acesso e confirmação da existência de tratamentos nos arts. 18 e seguintes;
CONSIDERANDO que o novo regime de tratamento de dados pessoais se aplica aos serviços públicos extrajudiciais de notas e de registros, na forma do art. 23, §4º da Lei nº 13.709/2018;
RESOLVE:
I. DAS DISPOSIÇÕES PRELIMINARES:
Art. 1º O 3º Ofício de Registro de Imóveis de Salvador - BA observará a presente Portaria na viabilização do exercício, pelos titulares de dados pessoais, dos direitos previstos nos arts. 18 a 22 da Lei nº 13.709/2018.
Art. 2º O titular dos dados pessoais, pessoa natural a quem se referem os dados pessoais que são objeto de tratamento, pode provocar a Serventia, a qualquer momento e mediante preenchimento de Formulário disponível na página do Cartório na internet, para exercício dos direitos previstos na Lei nº 13.709/2018.
II. DO FORMULÁRIO PARA EXERCÍCIO DOS DIREITOS:
Art. 3º O titular poderá exercer seus direitos por meio do preenchimento e assinatura, de maneira facilitada e gratuita, do Formulário de Exercício de Direitos pelo Titular de Dados Pessoais, que contém:
I - solicitação de dados de identificação do titular de dados pessoais e do procurador, se for o caso: nome completo, RG, CPF; endereço, e-mail e telefone para contato;
II - informação quanto à base legal para tratamento dos dados elencados no item I (Art. 9º, §3º da Lei nº 13.709/2018), bem como à respeito da finalidade do seu processamento;
III - lista de múltipla escolha com os direitos contidos no Art. 18 (exceto o inciso V) e no Art. 20 da Lei nº 13.709/2018, a fim de que o titular manifeste a natureza do pedido;
IV - espaço para preenchimento pelo titular das informações pertinentes ao requerimento formulado;
V - lista de múltipla escolha contendo as formas pelas quais o titular poderá ser comunicado acerca do resultado da sua requisição, a fim de que este possa escolhê-las, tais como e-mail ou telefone;
VI - solicitação de que seja anexada ao pedido cópia do comprovante de identidade do titular, sendo aceitos como documentos de identificação oficial: Carteira e/ou Cédula de Identidade expedida pelas Secretarias da Segurança, pelas Forças Armadas, pela Polícia Militar ou pelo Ministério das Relações Exteriores, ou Cédulas de Identidade fornecidas por Ordens ou Conselhos de Classe, tais como CRM, CRA, OAB, CRC, ou Carteira de Trabalho e Previdência Social, ou Carteira Nacional de Habilitação, devendo o respectivo documento possuir foto do requisitante;
VII - informação de que, caso o documento de identificação não seja anexado ao Requerimento, a Serventia poderá solicitar informações adicionais ao titular, a fim de poder identificá-lo e atender à demanda;
VIII - solicitação, caso esteja o titular representado por procurador ou representante legal, de que seja anexada ao pedido cópia do comprovante de identidade do procurador ou do representante legal do titular de dados pessoais, bem como o instrumento legal de representação ou a prova de representação parental;
IX - serão aceitos como comprovação de identidade do procurador ou representante legal, nos casos em que o titular seja por ele representado: Carteira e/ou Cédula de Identidade expedida pelas Secretarias da Segurança, pelas Forças Armadas, pela Polícia Militar ou pelo Ministério das Relações Exteriores, ou Cédulas de Identidade fornecidas por Ordens ou Conselhos de Classe, tais como CRM, CRA, OAB, CRC, ou Carteira de Trabalho e Previdência Social, ou Carteira Nacional de Habilitação, devendo o respectivo documento possuir foto do procurador ou representante legal do titular de dados pessoais;
X - informação de que, caso documento de identificação não seja anexado ao Requerimento, a Serventia poderá solicitar informações adicionais ao requisitante ou ao seu representante legal, a fim de poder atender à demanda;
XI - informação sobre o prazo para resposta à demanda apresentada;
XII - locais para assinatura e preenchimento da data de requisição.
Art. 4º O Formulário de Exercício de Direitos pelo Titular de Dados Pessoais deverá ser enviado ou entregue no endereço físico da Serventia ou encaminhado ao e-mail do Encarregado.
§ 1º Os pedidos dos titulares deverão ser direcionados ao Encarregado pelo tratamento de dados pessoais;
§ 2º Caberá ao Encarregado a intermediação junto aos setores competentes da Serventia para viabilização do objeto da requisição, bem como da resposta ao titular.
III. DA CONFIRMAÇÃO DE EXISTÊNCIA E ACESSO AOS DADOS PESSOAIS:
Art. 5º A confirmação de existência ou o acesso a dados pessoais serão providenciados:
I - em formato simplificado, imediatamente; ou
II - por meio de declaração clara e completa, que indique a origem dos dados, a inexistência de registro, os critérios utilizados e a finalidade do tratamento.
§ 1º As informações e os dados poderão ser fornecidos, a critério do titular, por meio eletrônico, seguro e idôneo para esse fim ou por documento impresso, devendo nele constar a advertência de que foi entregue ao titular dos dados pessoais, na forma da Lei nº 13.709/2018, e que não produz os efeitos de certidão e, portanto, não é dotada de fé pública para prevalência de direito perante terceiros.
§ 2º Os dados pessoais deverão ser armazenados em formato que favoreça o exercício do direito de acesso.
Art. 6º A Serventia Extrajudicial, no âmbito do atendimento ao direito de acesso, deverá adotar as seguintes precauções:
I - Verificar se os dados tratados são, de fato, referentes ao titular e não pertencentes a outra pessoa;
II - Remover ou anonimizar dados pertencentes a terceiros e, não sendo possível a remoção/anonimização, ou caso a informação seja indispensável para que o requerimento seja atendido, deverá ser obtido o consentimento do terceiro para fornecimento dos seus dados pessoais;
III - Não revelar dados protegidos por segredo da atividade;
IV - Não fornecer informações que possam prejudicar a prevenção ou detecção de ilícitos;
V - Não revelar informações relativas a assuntos jurídicos internos da instituição;
VI - Garantir que informações sensíveis ou que possam ser consideradas ofensivas ao titular passem por processo de dupla revisão (com envolvimento do departamento jurídico do Encarregado) antes de decidir pela apresentação ou por sua negativa.
Parágrafo único: Dados do Registro Público de Imóveis sujeitam-se às disposições da legislação registral aplicável, que vinculam o direito de acesso às informações constantes no fólio real ao pagamento dos emolumentos devidos, nos termos do art. 14 da Lei nº 6.015/93 (Lei de Registros Públicos) e art 30, incisos VIII e X, da Lei nº 8.935/94 (Lei dos Notários e Registradores).
Art. 7º Ainda no âmbito do direito de acesso, o titular dos dados pessoais poderá solicitar à Serventia informações sobre o compartilhamento dos seus dados com outras entidades, públicas ou privadas.
IV. DA CORREÇÃO DOS DADOS PESSOAIS:
Art. 8º Caso a Serventia trate dados pessoais do titular, este poderá solicitar sua correção na hipótese de que estejam incompletos, não sejam exatos ou estejam desatualizados.
Parágrafo único: Dados do Registro Público de Imóveis sujeitam-se às disposições da legislação registral aplicável, que estabelece procedimento específico para a retificação do registro, averbação ou anotação nos arts. 110 e seguintes da Lei de Registros Públicos, não sendo devido o pagamento de selos e taxas apenas nos casos em que a retificação decorra de erro imputável à Oficiala.
Art. 9º A Serventia deverá levar em consideração os argumentos e evidências providas pelo titular no momento do requerimento, que comprovem a necessidade de correção, decidindo pela procedência ou não da solicitação.
Art. 10 O direito à correção não se aplica a opiniões técnicas e conclusões que a Serventia possa ter extraído dos dados, mas apenas aos dados pessoais em si.
Art. 11 Durante o período de investigação da exatidão dos dados pessoais envolvidos no procedimento de retificação, é recomendável, dentro das possibilidades técnicas e legais existentes, que o tratamento dos dados pessoais sob análise seja suspenso caso sua continuidade possa trazer danos ao titular.
Art. 12 Em casos de retificação de dados pessoais que tenham sido compartilhados com terceiros, sejam eles da esfera pública ou privada, a Serventia deverá notificá-los acerca da correção, para que esses repliquem a alteração promovida nos respectivos bancos de dados, exceto nos casos em que esta comunicação seja comprovadamente impossível ou implique esforço desproporcional.
V. DA ANONIMIZAÇÃO, BLOQUEIO OU ELIMINAÇÃO DE DADOS DESNECESSÁRIOS, EXCESSIVOS OU TRATADOS EM DESCONFORMIDADE COM A LEI Nº 13.709/2018:
Art. 13 Anonimização é a utilização de meios técnicos razoáveis e disponíveis no momento do tratamento, por meio dos quais um dado perde a possibilidade de associação, direta ou indireta, a um indivíduo.
Art. 14 Caso o titular dos dados pessoais tratados pela Serventia entenda que esta efetua o processamento de dados pessoais desnecessários, excessivos ou em desconformidade com a LGPD, aquele tem o direito de solicitar que os seus dados pessoais sejam anonimizados, bloqueados ou, até mesmo, eliminados dos sistemas e bases de dados do Cartório.
§ 1º Dados do Registro Público de Imóveis não poderão ser eliminados do fólio real por constituírem dados tornados manifestamente públicos pelo titular considerando a própria publicidade que se espera dos serviços notariais e registrais para a constituição de direitos, aos quais se dispensa a coleta de consentimento (Art. 7º, §4º da Lei Geral de Proteção de Dados Pessoais c/c Art. 1º da Lei de Registros Públicos).
§ 2º Nos termos do art. 7º, §1º da Lei nº 8.159/1991 (Lei da Política Nacional de Arquivos Públicos e Privados), são públicos os conjuntos de documentos produzidos e recebidos por entidades privadas encarregadas da gestão de serviços públicos, a exemplo dos serviços notariais e registrais, em consonância com o art. 236 da Constituição Federal de 1988.
Art. 15 Caso o requerimento seja válido e pertinente, dentro das circunstâncias apresentadas, a Serventia deverá adotar os procedimentos técnicos cabíveis para garantir que os dados pessoais sejam eliminados, anonimizados ou bloqueados em todos os sistemas ativos, inclusive os referentes a backup.
Art. 16 A resposta ao requerimento deve ser clara no que tange ao destino dos dados pessoais objeto da requisição de eliminação, anonimização ou bloqueio.
§ 1º Caso o requerimento possibilite atendimento imediato em relação aos sistemas ativos, mas não em relação ao ambiente de backup, o titular deverá ser cientificado, no momento da resposta, acerca do tempo de armazenamento no backup e assegurado de que os dados que estão no sistema não serão mais utilizados.
§ 2º Se não for possível a eliminação imediata, a Serventia deverá colocar os dados sujeitos à eliminação impedidos de utilização, como se eliminados estivessem.
§ 3º Enquanto os dados não eliminados estiverem de posse da Serventia, aqueles não poderão ser compartilhados ou acessados por quaisquer terceiros ou colaboradores, devendo a segurança de acesso ser reforçada, até que se dê, de fato, a eliminação, que deverá ocorrer assim que possível.
Art. 17 Em casos de anonimização, bloqueio ou eliminação de dados pessoais que tenham sido compartilhados com terceiros, sejam eles da esfera pública ou privada, a Serventia deverá notificá-los acerca da correção, para que esses repliquem a alteração promovida nos respectivos bancos de dados, exceto nos casos em que esta comunicação seja comprovadamente impossível ou implique esforço desproporcional.
Art. 18 Na impossibilidade técnica de bloqueio ou exclusão dos dados pessoais do titular, restando apenas as vias da anonimização ou pseudonimização, o requisitante deverá ser informado pela Serventia de forma razoável e satisfatória quanto à razão que levou a organização a adotar tais vias, ao invés do bloqueio ou exclusão.
VI. DA ELIMINAÇÃO DOS DADOS PESSOAIS TRATADOS COM O CONSENTIMENTO DO TITULAR:
Art. 19 O consentimento é a manifestação livre, informada e inequívoca pela qual o titular concorda com o tratamento dos seus dados pessoais para uma finalidade determinada.
Art. 20 Sempre que for apresentada ao titular a possibilidade de autorizar o tratamento dos seus dados pessoais mediante consentimento, o titular possui o direito de ser informado sobre se ele pode ou não fornecer o seu consentimento e quais as consequências do seu não fornecimento.
Parágrafo único: Dados do Registro Público de Imóveis são dados tornados manifestamente públicos pelo titular considerando a própria publicidade que se espera dos serviços notariais e registrais para a constituição de direitos, aos quais se dispensa a coleta de consentimento (art. 7º, §4º da Lei Geral de Proteção de Dados Pessoais c/c art. 1º da Lei de Registros Públicos).
Art. 21 O consentimento pode ser revogado a qualquer momento mediante manifestação expressa do titular, por procedimento gratuito e facilitado, ratificados os tratamentos realizados sob amparo do consentimento anteriormente manifestado enquanto não houver requerimento de eliminação.
Art. 22 Nos casos em que o tratamento de dados pessoais ocorre mediante consentimento, o titular pode requerer a sua eliminação, ou seja, que os seus dados pessoais sejam apagados, não dependendo da constatação de que tais dados seriam desnecessários, excessivos ou tratados em desconformidade com a Lei nº 13.709/2018.
Art. 23 A Serventia não será obrigada a atender o pedido de eliminação quando se tratar de tratamento de dados pessoais tratados para as seguintes finalidades:
a) cumprimento de obrigação legal ou regulatória pelo controlador;
b) transferência a terceiro, desde que respeitados os requisitos de tratamento de dados dispostos na Lei nº 13.709/2018;
c) estudo por órgão de pesquisa, garantida, sempre que possível, a anonimização dos dados pessoais.
Art. 24 Em casos de eliminação de dados pessoais que tenham sido compartilhados com terceiros, sejam eles da esfera pública ou privada, a Serventia deverá notificá-los acerca da correção, para que esses repliquem a alteração promovida nos respectivos bancos de dados, exceto nos casos em que esta comunicação seja comprovadamente impossível ou implique esforço desproporcional.
VII. DA OPOSIÇÃO AO TRATAMENTO DE DADOS PESSOAIS REALIZADOS SEM O CONSENTIMENTO DO TITULAR E EM DESCONFORMIDADE COM A LEI Nº 13.709/2018:
Art. 25 A Lei nº 13.709/2018 prevê as seguintes hipóteses de tratamento de dados pessoais, as quais não envolvem o consentimento do titular:
I - para o cumprimento de obrigação legal ou regulatória pelo controlador;
II - pela administração pública, para o tratamento e uso compartilhado de dados necessários à execução de políticas públicas;
III - para a realização de estudos por órgão de pesquisa;
IV - quando necessário para a execução de contrato ou de procedimentos preliminares relacionados a contrato do qual seja parte o titular;
V - para o exercício regular de direitos em processo judicial, administrativo ou arbitral;
VI - para a proteção da vida ou da incolumidade física do titular ou de terceiro;
VII - para a tutela da saúde, exclusivamente em procedimento realizado por profissionais de saúde, serviços de saúde ou autoridade sanitária;
VIII - quando necessário para atender aos interesses legítimos do controlador ou de terceiro; e
IX - para a proteção do crédito.
Art. 26 Quando o tratamento de dados pessoais estiver em desconformidade com a Lei nº 13.709/2018 e ocorrer com fulcro em uma das bases legais elencadas no Art. 25 desta Portaria, o titular de dados pode se opor ao processamento realizado com esses dados.
Parágrafo único: Caso o tratamento seja realizado com base no legítimo interesse, o titular, para se opor à sua realização, deverá demonstrar a ausência de respeito às suas legítimas expectativas e/ou aos seus os direitos e liberdades fundamentais.
VIII. DA REVISÃO DE DECISÕES AUTOMATIZADAS:
Art. 27 O titular dos dados tem direito a solicitar a revisão de decisões tomadas unicamente com base em tratamento automatizado de dados pessoais que afetem seus interesses, incluídas as decisões destinadas a definir o seu perfil pessoal, profissional, de consumo e de crédito ou os aspectos de sua personalidade.
Art. 28 O titular poderá solicitar, ainda, informações claras e adequadas a respeito da lógica envolvida, dos critérios e procedimentos utilizados para a decisão, respeitados os segredos da atividade, podendo o requisitante manifestar seus pontos de vista e receber explicações acerca da decisão.
Art. 29 Não é obrigatória a intervenção humana no processo de revisão da decisão, contudo, por opção exclusiva da Serventia, poderá ser viabilizada a revisão humana, a partir da análise do caso concreto.
Art. 30 É recomendável, dada a possibilidade de preconceito e/ou discriminação injustificada, a realização de Relatório de Impacto à Proteção de Dados Pessoais sobre as atividades que permitam decisão automatizada a partir de tratamento de dados pessoais, em que serão medidos os riscos e estabelecidos os controles necessários.
IX. DOS PRAZOS PARA RESPOSTA AO TITULAR:
Art. 31 Para as solicitações de confirmação de existência e de acesso (Capítulo III desta Portaria), de acordo com a Lei nº 13.709/2018, a resposta deve ser imediata, se em formato simplificado ou verbal, ou em 15 (quinze) dias, quando por meio de declaração clara e completa.
§ 1º A resposta somente poderá ser proferida verbalmente pela Serventia caso esta envolva um pequeno volume de informações e procedimentos de pequena complexidade e caso seja possível confirmar, de forma inequívoca, a identidade do titular, devendo o Cartório manter os seguintes registros:
I - data em que o titular fez seu pedido;
II - data em que a Serventia o respondeu;
III - detalhes de quem forneceu as informações;
IV - quais informações foram fornecidas.
§ 2º A resposta manifestada verbalmente poderá ser convertida em declaração escrita, a pedido do titular, passando a vigorar, neste caso, o prazo de 15 (quinze) dias para sua disponibilização.
Art. 32 Para os demais direitos elencados nos arts. 18 a 22 da Lei Geral de Proteção de Dados Pessoais (Capítulos IV a VIII desta Portaria), o prazo para resposta será de 30 (trinta) dias, prorrogável por igual período.
Parágrafo único: Caso seja necessária a prorrogação do prazo para resposta, nos termos do caput deste artigo, o Cartório deverá notificar o requisitante quanto ao aditamento do prazo às razões de sua realização.
Art. 33 Os prazos para resposta ao titular podem vir a ser regulamentados setorialmente pela Autoridade Nacional de Proteção de Dados devendo a Serventia realizar as adaptações de procedimentos necessárias quando for o caso.
Art. 34 Em caso de impossibilidade de adoção imediata da providência solicitada no Requerimento, o Encarregado enviará ao titular resposta em que poderá:
I - comunicar que não é agente de tratamento dos dados e indicar, sempre que possível, o agente; ou;
II - indicar as razões de fato ou de direito que impedem a adoção imediata da providência.
§ 1º Sendo a Serventia efetivamente agente de tratamento dos dados, quando não houver possibilidade de adoção imediata da providência, nos termos do inciso II deste artigo, os prazos para resposta observarão o quanto disposto nos arts. 31 e 32 desta Portaria.
§ 2º Os prazos mencionados nos arts. 31 e 32 desta Portaria começam a contar somente a partir do momento em que a Serventia tiver as informações suficientes para atendimento do pleito, da verificação de autenticidade do titular dos dados pessoais e, quando este estiver representado, também do seu procurador ou representante legal.
Art. 35 Caso as informações fornecidas pelo titular sejam insuficientes para que se cumpra com o requerimento e seja necessário requisitar informações mais detalhadas, o tempo de resposta e de atendimento será alterado, o que deverá ser informado ao requerente.
Art. 36 O Cartório deverá armazenar o histórico de solicitações, bem como as respostas concedidas aos requerimentos formulados pelo titular dos dados pessoais.
IX. DO INDEFERIMENTO IMEDIATO DO PEDIDO:
Art. 37 A Serventia poderá negar, de imediato, a resposta ao Requerimento formulado pelo titular quando:
I - tratar-se de pedido em que não é possível identificar a identidade do solicitante;
II - tratar-se de pedido repetitivo formulado em curtos espaços de tempo, sem que haja fato novo que justifique nova solicitação;
III - tratar-se de pedido cujo atendimento ou resposta seja comprovadamente impossível ou implique esforço desproporcional.
X. DA PETIÇÃO À AUTORIDADE NACIONAL DE PROTEÇÃO DE DADOS - ANPD:
Art. 38 A Autoridade Nacional de Proteção de Dados - ANPD é um órgão da administração pública federal, integrante da Presidência da República, a quem cabe, entre outras atribuições, zelar pela proteção dos dados pessoais e fiscalizar e aplicar sanções em caso de tratamento de dados realizado em descumprimento à legislação, mediante processo administrativo que assegure o contraditório, a ampla defesa e o direito de recurso.
Art. 39 O titular de dados pessoais poderá peticionar contra a Serventia perante a ANPD, desde que comprove a apresentação de reclamação não solucionada no prazo estabelecido em regulamentação.
XI. DAS DISPOSIÇÕES FINAIS:
Art. 40 - O Canal de Comunicação com a Encarregada não é o veículo adequado para a solicitação de informações constantes no folio real da serventia. As certidões e informações sobre o conteúdo dos atos notariais e de registro, para efeito de publicidade e de vigência, serão fornecidas mediante remuneração por emolumentos, ressalvadas as hipóteses de gratuidade previstas em lei específica.
Art. 41 A Serventia não se equipara a fornecedores de serviços ou produtos para efeito de portabilidade de dados pessoais, mediante solicitação por seus titulares, prevista no inciso V do Art. 18 da Lei n. 13.709/2018.
Art. 42 A Serventia prezará pelo alinhamento, a partir das melhores práticas, com os operadores que realizam tratamento de dados pessoais em seu nome, a fim de que estes cumpram os direitos dos titulares quando por eles provocados e acatados pelo Cartório, à luz dos parâmetros estabelecidos pela Lei nº 13.709/2018.
Art. 43 Os casos omissos e excepcionalidades serão dirimidos pela Oficial do Registro de Imóveis
Art. 44 Esta Portaria entra em vigor a partir da data da publicação.
REGISTRE-SE, PUBLIQUE-SE, CUMPRA-SE.
Salvador/BA, 09 de novembro de 2022
Dra. Marivanda Souza Neder Rezak
Oficiala do 3º Registro de Imóveis de Salvador/BA
Clique aqui para baixar o Formulário de Exercício de Direitos pelo Titular de Dados Pessoais
Clique aqui para baixar o Formulário de Resposta ao Titular de Dados Pessoais